Время-деньги, так что не пора ли посчитать, сколько именно времени тратит ваш сотрудник на выполнение своих должностных обязанностей. Анализ того, сколько ресурсов занимает выполнение того или иного поручения, и как можно оптимизировать данный процесс, может оказаться крайне полезным.
Подумайте, есть ли в вашей работе определенные раздражители, которые регулярно замедляют выполнение обязанностей по SMM-продвижению проектов.
Ниже перечислены наиболее вредные пожиратели времени SMM-менеджера и их «лечение».
Частые переключения внимания на звонки
График с приемными часами для коммуникации с клиентами снимет эту «боль». Во время приемных часов не требуется сидеть и ждать звонка, просто занимайтесь рутиной, не требующей особенного сосредоточения внимания, которую можно прервать в любой момент без потерь в качестве исполнения.
Постоянная проверка электронной почты: а вдруг что-то важное
Проверяйте электронную почту в строго отведенное время. Настройте автоответчик в почте, чтобы отправители писем видели, когда вы их возможно прочитаете.
Это выглядит примерно так:
Ваше письмо доставлено. Иван Иванович разбирает почту по будням в 12:00 и в 19:00. Скорее всего, вы получите ответ в это время.
Несистематическая работа с комментариями пользователей в проектах
Создайте свою систему обработки заявок и комментариев, поставив в известность заказчика. Используйте сервисы мониторинга обратной связи, чтобы не пропустить ничего важного, но не кидайтесь отвечать на каждый комментарий сиюминутно. Разделите все входящие сообщения условно на те, что приносят прибыль немедленно и на те, что напрямую не приводят к продаже. Отвлекайтесь лишь на первые, тогда как остальные комментарии обрабатывайте в отведенные на это часы.
Отсутствие заранее согласованных шаблонов ответов на самые распространенные вопросы клиентов.
Как составить скрипт ответов, мы рассказали в отдельной статье. Проделанная единожды, эта работа затем ежедневно будет экономить драгоценные минуты, а иногда и часы SMM-менеджеру.
Неудобные графические шаблоны, работа с которыми замедляет процесс подготовки контента
«Кривые» шаблоны, выполненные без учета реальной длинны заголовков в статьях, размера и качества фотографий, с некорректно выбранными фонами, на которых размещаемые изделия просто не видны, отсутствие в комплекте необходимых шрифтов и т.п. — список вопросов, с которыми может столкнуться контент-менеджер, получая от заказчика брендированные шаблоны, просто огромный. Чтобы не тратить уйму времени, лучше сразу указать на недочеты шаблонов и отправить их дизайнерам бренда на доработку, или один раз внести все правки в psd-файлы своими силами, чтобы каждый раз затем не изобретать колесо.
Недостаточная свобода в принятии решений и нечеткие инструкции усложняют процесс согласования материалов перед публикацией.
Чем больше начальников, тем сложнее и дольше процесс согласований, тем больше «подводных камней» и политики. Все это растягивает время обсуждений, а главное – отнимает кучу энергии и пагубно влияет на результат. По возможности, число звеньев в цепочке нужно максимально сократить, выбирая грамотного исполнителя и доверяя его решениям по части SMM, а также снабдив его одним консультантом, хорошо разбирающемся в продвигаемых товарах. И лишь для согласования действительно ключевых стратегических решений привлекать руководство разного уровня.
Время на пустые разговоры и встречи, работа в «полях» и поездки с документами к заказчикам
Трудно утверждать, какие именно переговоры являются лишними, а какие необходимы для установления контакта с клиентами. Посчитайте время, потраченное на переговоры и встречи с помощью приложения Toggl, отметьте для себя, сколько вы теряете в дороге. Возможно, рациональнее будет использовать почту для пересылки документации или же назначать регулярные телефонные конференции для решения накопившихся вопросов вместо спонтанных «созвонов» каждый день.
«Слабый» компьютер с наличием вредоносных программ, которые делает невозможным быструю работу с множеством вкладок браузера и облачными сервисами
Проблема своевременного переоборудования рабочего места для SMM-специалистов важна: мы часто откладываем переустановку системы на потом, боясь сотни закладок, логинов и паролей в кэше и просто из страха потерять что-нибудь важное. Но количество потерянного времени из-за «подтормаживающего» компьютера стоит того, чтобы потратить пару часов на приведение резервное копирование рабочих файлов и сохранение закладок.
Длинная цепочка лиц, соединяющих исполнителя с заказчиком
Иногда на стороне рекламного агентства недостаточно эффективно выстроена коммуникация. Уменьшите количество проект-менеджеров, если они не помогают координировать процессы, а лишь замедляю процессы.
Неэффективное планирование, приводящее к срывам дедлайнов, спешке и множеству ошибок по невнимательности, на исправление которых требуется дополнительное время
Желание получить заказ любыми способами, несмотря ни на что, подводит многие рекламные агентства и фрилансеров. Если прибавить к этому, нерешительность заказчиков и очень долгий подготовительный этап, мы получим обычную практику – технические задания на SMM с датой старта «еще вчера». Прикладывайте максимум усилий, чтобы соблюдать сроки, а также закладывайте в коммерческие предложения несколько дней (или недель, если кампания большая) на непредвиденные задержки.
Избыточное желание угодить клиенту и выполнение «того же, только с перламутровыми пуговицами» десятки раз в рамках одного проекта
Перфекционизм наказуем. Приучая клиентов к тому, что SMM-менеджер исполняет любую прихоть, вы попадаете в этический капкан. Постепенно вы не только теряете авторитет и уважение заказчика к плодам своего труда, но и рискуете обидеть его «неожиданным» отказом вносить правки по третьему разу.
