Про то, как сэкономить время, выполняя рутинные задачи и автоматизируя процессы SMM-специалисту и руководящему составу отдела маркетинга.
Не будем лить воду и сразу перейдем к сути. А суть в том, чтобы делать максимум за меньшее время, делегируя или автоматизируя все механические и регулярно повторяющиеся действия. То есть вы используете программы для автоматизации, заготовленные шаблоны брифа и скрипты ответов, бланки для формирования контент-планов.
Составьте список ваших должностных обязанностей
Чтобы перейти от хаоса к порядку, напишите сами для себя должностную инструкцию. Честно и емко сформулируйте все процессы, которые выполняете в течение рабочего цикла (рабочего дня, месяца, срока работы над проектом). Укажите в том числе то, что не обязаны делать в рамках договоренностей с работодателем или заказчиком, но все равно так или иначе выполняете.
У вас получиться более ли менее длинный список из 20-50 пунктов. Среди них есть задачи более или менее важные. Как понять, что важно?
Распределите задачи по важности и срочности
Наиболее важны те задачи, которые напрямую приводят к поставленной цели. Например, посещение профильной конференции, безусловно, очень полезно для SMM-специалиста, но никак не продвинет вас к тому, чтобы в срок отправить контент-план заказчику в рамках действующего проекта. Таким образом, все задачи оцените по степени важности (для этого можно использовать бальную систему или разделить на столбики – важные слева, менее важные – справа).
Наиболее важные задачи нельзя откладывать даже при возникновении авралов, тогда как менее важные задачи можно отложить. В следующий раз при составлении расписания, ориентируйтесь на свои пометки о важности того или иного дела. Не ставьте все важные задачи на один день, так как при возникновении непредвиденных обстоятельств, вы не сможете их перенести или отложить.
Возвращаемся к списку должностных обязанностей. Этот список нужно проработать еще дважды. Первый раз — выделить те задачи, которые для решения не требуют более пяти минут. Эти задачи советуем ставить в ежедневном рабочем графике с утра, чтобы без отвлечений на другие дела, вы могли сразу выполнить несколько коротких и важных дел, почувствовав прилив бодрости от небольших достижений и освободив «оперативную память» для больших объемов информации.
Фиксируйте задачи с привязкой ко времени выполнения в планировщиках
В работе SMM-специалиста присутствуют десятки дел, которые иногда занимают несколько минут, но при этом исключительно важны. Все помнить невозможно, а записывать в бумажном ежедневнике не практично – бумага не напомнит вам, что сегодня вы еще не проверяли direct клиентского аккаунта или не подвели итоги конкурса в группе ВКонтакте, если вы, конечно, сами не имеете привычку постоянно сверяться с ежедневником.
Для регулярного и долгосрочного планирования подходят программы вроде Todeist: простые чек-листы, возможность разделять приоритетные задачи по цветам, ставить напоминания, присоединять файлы и ссылки, просто создавать цикличные задачи (ежедневные, каждый понедельник, каждое 2е число месяца) — все это очень функционально и применимо в работа SMM-менеджера.
Автоматизируйте свои процессы
Второй раз просмотрите список ваших должностных обязанностей на предмет автоматизации и периодизации.
Например, если мы опять рассмотрим согласование контент-плана: его намного легче проводить по графику, не тратя каждый раз время на «согласование сроков согласования». Вы договариваетесь с заказчиком, что раз в две недели конкретного числа вы присылаете ему контент-план в привычном виде. Советуем разработать сразу шаблон-контент плана, чтобы он был привычек как вам так, и заказчику. Работа с информацией в привычном виде отнимает намного меньше ресурсов.
Система обработки обратной связи в сообществах соцсетей может быть максимально автоматизирована. Подключайте сервисы мониторинга комментариев. Убирайте лишние звенья цепи в ответах на вопросы клиентов — выделяйте специалиста со стороны бренда, который осведомлен о всех технических нюансах и наделен достаточными полномочиями, чтобы действовать в связке с SMM-менеджером без посредников. Подготовьте и согласуйте с заказчиками скрипты ответов на самые распространенные вопросы клиентов. Это поможет работать быстрее и избежать фактических ошибок.
Примените свои наработки и шаблоны
Конечно, при формировании стратегии продвижения для нового клиента, SMM-специалисту приходится создавать нечто новое и проводить часы в попытках придумать идеальное решение поставленной задачи. Однако, сохраняя собственные наработки в виде шаблонов, можно значительно сэкономить время на будущее.
Придумали, как собрать необходимую аудиторию через конкретный парсер, — зафиксируйте алгоритм в текстовом файле, озаглавьте его, указав дату сбора и характеристики аудитории (по каким критериям был отбор, названия файлов собранных баз сообществ и место их хранения). Это займет несколько минут, зато, когда у вас появится необходимость найти туже самую аудиторию, будет от чего отталкиваться – вы сможете при необходимости использовать ее или же обновить на основе разработанного алгоритма поиска.
Тот же метод применим при подготовке коммерческих предложений на продвижение, подборе площадок, блогеров – не просто сохраняйте записи в виде разрозненных файлов, а указывайте для каких аудиторий, проектов эти наработки могут подойти в будущем.
Шаблоны технических заданий для исполнителей – очень полезная вещь, которая не только экономит часы, но и защищает от ошибок, возникающих по забывчивости.
Боритесь с цифровым шумом и внешними раздражителями
SMM-менеджеру, как никому другому трудно противостоять искушению залипнуть в ленте новостей или отвлечься на входящую переписку в соцсетях. С одной стороны ему нельзя игнорировать оповещения о сообщениях (вдруг это касается клиентского сервиса обслуживаемых сообществ), а с другой — постоянное отвлечение внимания действует очень пагубно на качество и скорость работы.
Чтобы несколько облегчить «жизнь» SMMщику мы советуем работать интервально, используя любую подходящую вам систему. Как вариант, «pomodoro» – позволяет ставить таймер и работать без отвлечения в течение 20 минут, после чего идет перерыв, в который вы можете отвлечься на оперативную деятельность – проверку почты и мессенджеров. О начале и окончании перерывов сигнализирует звук. Очень удобно для тех, кому сложно перестраиваться и фокусироваться на разных задачах одновременно.
Используйте облачные сервисы и системы для коллективной работы
В нашей компании мы используем Битрикс24 для интеграции работы разных сотрудников в рамках одного проекта. Это помогает уменьшить количество действий, делает более наглядным процесс достижения целей и ответственность конкретных исполнителей. Самое простое использование – это создание задач с присоединением файлов, которые сотрудники могу скачивать и редактировать прямо из системы. Тем самым, не требуется пересылать почту каждому специалисту и ждать подтверждающего письма о получении.
